Gestión de datos de los estudiantes: mejores prácticas para su almacenamiento y la destrucción

Publicado en  octubre 03, 2022  por  Lois Ferns

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A medida que el verano llega a su fin y comienza el nuevo año académico, organizaciones como escuelas, universidades y servicios de bienestar estudiantil recibirán una afluencia de nuevos documentos al mismo tiempo que necesitan destruir todos los documentos innecesarios.

Contar con una política segura y efectiva para la gestión de datos de estudiantes y familiares ayudará a organizar los archivos que estas organizaciones han creado o tendrán que crear, para que puedan ser almacenados, consultados y destruidos de forma segura después de su vida útil.

 

Retención de registros de estudiantes y el RGPD

Uno de los beneficios de configurar una política de gestión de datos de los estudiantes es que lo ayuda a identificar los períodos de retención y aplicar el RGPD a los archivos. Todos sabemos que el RGPD es importante para aumentar la seguridad de nuestros datos. Desde el manejo de datos personales como nombre, fecha de nacimiento, dirección incluyendo detalles financieros e incluso información médica; todos los días estas organizaciones manejan datos, algunos de los cuales son sensibles y requieren un manejo adecuado.

Por ello, implementar una política de gestión de datos de los alumnos ayudará a prevenir fugas de datos y a mantener la integridad de su organización y, sobre todo, a mantener segura la información confidencial que sus alumnos le confían.

Gestión de registros de estudiantes

Ya sea que esté creando un archivo digital o físico, una política de gestión de registros de estudiantes efectiva y segura ayudará a mantener el integridad de sus datos.

Mantener un archivo de datos de ex alumnos puede no ser un proceso lineal, pero al implementar los pasos a continuación, aumentará la seguridad e integridad de la información confidencial de sus alumnos, generando confianza en su institución y ayudándola a cumplir con el RGPD, incluidos los períodos de retención.

Organizar

La organización es un paso fundamental en la gestión de la información. La cantidad y variedad de diferentes tipos de documentos que contienen datos tan diversos pero necesarios pueden parecer un poco desalentadores para comenzar. Cree categorías para diferentes tipos de documentos, lo que facilitará su búsqueda futura.

La seguridad

Ya sea que almacene tradicionalmente los archivos de los estudiantes en papel o en un disco duro, dispositivo portátil o red, la seguridad de todos los medios es lo más importante. Los archivos de información de los estudiantes contienen datos confidenciales y, en algunos casos de datos confidenciales.

Invertir en seguridad de alto nivel es esencial, como un archivador seguro con control de acceso o clave, una red segura o un servicio en la cloud. Seguir este consejo no solo le ayudará a organizar tu espacio de trabajo sino también a cumplir con el RGPD. Sin embargo, existe otro paso importante para utilizar una política eficaz de gestión de datos de los estudiantes, que es la destrucción segura de estos documentos confidenciales.

Una violación de datos puede ocurrir internamente como resultado de un simple error de un empleado o externamente, como resultado de una falta de seguridad en la etapa de recolección para reciclaje o incluso en el proceso de reciclaje. La solución que le garantice tranquilidad será contactar una empresa de seguridad de la información líder en su sector, como Shred-it, que puede ayudarle en la seguridad de los archivos de sus alumnos, desde el comienzo de su producción hasta el final, con su total destrucción y reciclaje. 

Destrucción segura de información con Shred-it

Su política de gestión de datos estudiantiles será muy útil dentro de su organización, ya que mantiene seguros documentos confidenciales mientras se almacenan en sus instalaciones. Pero la misma política puede no garantizar la integridad de estos documentos para siempre. Y ahí es donde podemos ayudar. Hemos establecido nuestro proceso de destrucción de información para ayudar a las organizaciones de todo el mundo a mantener segura su información confidencial.

Obtenga más información sobre nuestro proceso de destrucción segura, desde Servicios de Destrucción de Documentos hasta la Destrucción de Discos Duros y Materiales Multimedia, contamos con varias soluciones para satisfacer las necesidades de su institución.

Póngase en contacto para ver cómo nuestras soluciones pueden ayudar a proteger su institución, sus empleados y sus estudiantes.

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