Apoye un regreso seguro a la oficina con Shred-it

Publicado en  septiembre 28, 2021  por  Shred-it

Regreso a la oficina. Apoye un regreso seguro a la oficina con Shred-it

Los gobiernos están comenzando a recomendar que las empresas regresen gradualmente a la oficina. Pero, ¿está lista tu oficina?

El regreso de los empleados y los documentos que sin duda vendrán con ellos conlleva un riesgo adicional cuando se trata de asegurar el papeleo confidencial de su organización.

Aprenda cómo tomarse el tiempo para ordenar el lugar de trabajo e introducir políticas de administración de documentos puede ayudar a proteger la información confidencial y ayudar a garantizar un regreso seguro de los datos a la oficina.

Anime al personal a devolver los documentos

Para muchos de nosotros, el trabajo remoto ha sido un pilar de nuestras vidas desde el comienzo de la pandemia. Al principio, es probable que los empleados se hayan llevado documentos o archivos a casa. Durante el último año, muchos habrán impreso documentos potencialmente confidenciales y habrán llenado blocs de notas con notas de carácter sensible. A pesar de la orientación y las políticas de gestión, con el trabajo remoto, los riesgos son mayores de que estos documentos se pierdan o se dejen tirados a la vista.

La reapertura del lugar de trabajo es el mejor momento para reafirmar sus políticas de gestión de datos y documentos con su equipo. Recuerde a los empleados que deben ser conscientes de que están manejando información potencialmente confidencial y pídales que devuelvan de manera segura los documentos comerciales que ya no necesitan para su eliminación segura. Al hacerlo, puede reducir el riesgo de que se extravíen o caigan en las manos equivocadas. También reducirá el riesgo de una violación de datos y posibles multas. A continuación, puede organizar su eliminación en los contenedores dispuestos para ello.

Ordene para preparar la oficina

Empiece de nuevo ordenando los documentos que ya no sean necesarios. A medida que se abre su oficina, mire a su alrededor con ojos nuevos. ¿Es necesario limpiar las superficies de los escritorios? ¿Tiene archivadores que no se han organizado en bastante tiempo? Limpiar y ordenar su lugar de trabajo señala el comienzo de un nuevo comienzo seguro para los datos. También se ha demostrado que un lugar de trabajo ordenado ayuda a los empleados a sentirse más productivos, mejor realizados y en control [1]. No solo creará un entorno de trabajo más agradable y eficiente, sino que estará en una buena posición para hacer cumplir las políticas de gestión de documentos que le ayudarán a cumplir con las normas de protección de datos.

Reservar un servicio de destrucción puntual es la manera perfecta no solo de ordenar la oficina, sino también de mitigar los riesgos potenciales de una filtración de datos y proteger la información confidencial y sensible de sus empleados, clientes y organización. En Shred-it es fácil reservar por una única vez y tendrá la garantía de un alto nivel de servicio al cliente y seguridad para que pueda ordenar rápidamente y hacer que su regreso al lugar de trabajo sea parte de un nuevo comienzo.

Capacitar a los empleados

A medida que los empleados regresan al lugar de trabajo, es importante que se tome el tiempo para volver a capacitarlos sobre sus políticas de seguridad de la información. No olvide también a sus nuevos empleados que pueden no haber estado en la oficina y no estar familiarizados con estas políticas. Todos deben tener claro qué constituye información confidencial o sensible, ya sea información de empleados, clientes o empresas. Para evitar una violación de datos y daños a la reputación de la marca, todos deben seguir las mejores prácticas en la gestión y destrucción segura de la información y saber cómo, ya quién, informar una violación de datos en caso de que ocurra.

Realizar una evaluación de riesgos de seguridad de la información

La clave para reducir el riesgo de una violación de la seguridad de la información es comprender qué partes de su organización son más vulnerables. Una vez que los empleados regresan a la oficina, no lleva mucho tiempo realizar una evaluación de riesgos de seguridad de la información para evaluar el estado actual de la seguridad de los documentos de su oficina, la concienciación y capacitación de los empleados y la retención de documentos. Esto destacará las áreas donde la seguridad de la información debe mejorarse o abordarse. Nuestra rápida autoevaluación de la seguridad de la oficina puede ayudarlo a usted y a sus empleados a identificar áreas donde podría ocurrir una infracción. Tomar medidas positivas demuestra que se esfuerza por cumplir con las regulaciones de protección de datos.

Establecer una política de escritorio limpio

Tener una política de escritorio limpio en el trabajo no solo garantiza que su lugar de trabajo se vea profesional, sino que también evita que la información confidencial caiga en las manos equivocadas y mitiga el riesgo de una violación de datos.
 
Anime a los empleados a limpiar los escritorios de todos los papeles, en particular aquellos que contengan información confidencial como datos personales, números de cuenta y datos comercialmente sensibles, además de cualquier otro documento y nota no esencial (incluidos los ubicuos post-its). La política también debe extenderse a la información confidencial en las computadoras.
 
Con una política de escritorio limpio, su espacio de oficina no solo se ve más atractivo, profesional y eficiente, sino que también ayuda a su empresa a cumplir con la legislación. También fomenta la organización y la productividad. En última instancia, los empleados se sienten más seguros en un entorno bien organizado y sus clientes se quedarán con una buena impresión de su empresa.

Introducir una política de gestión de documentos

En cualquier organización, los documentos que entran y salen de la oficina son un requisito previo para los negocios, y es probable que esto aumente con la libre circulación de empleados entre el hogar y la oficina. Por lo tanto, es casi imposible realizar un seguimiento de esta información potencialmente confidencial sin ningún proceso oficial establecido.
 
Con demasiada frecuencia, los documentos en papel extraviados y mal manejados han sido la causa de muchas violaciones de datos de alto perfil. Al implementar una Política de administración de documentos, tendrá una imagen completa de los documentos que entran y salen de su negocio, qué información contienen, quién tiene acceso a ellos y cuánto tiempo deben conservarse. Esto puede ayudar a reducir en gran medida el riesgo de una violación de datos.

En caso de duda, destruya todo

Educar a los empleados y crear conciencia sobre lo que se define como información confidencial y los tipos de documentos a tener en cuenta es importante para cualquier empresa. Siempre hay lugar para dudas y sin una política de Shred-it, en última instancia, usted depende de sus empleados para decidir cómo y dónde deshacerse de sus documentos. Determinar las amenazas potenciales y decidir qué documentos pueden considerarse confidenciales puede ser un proceso confuso y que requiere mucho tiempo, con un riesgo inherente.
 
La introducción de una política de triturar todo, donde todos los documentos comerciales se colocan en una consola segura y bloqueada y se destruyen de forma segura una vez que ya no se necesitan, es la mejor manera de reducir la carga para los empleados y reducir los riesgos de una violación de datos. Al eliminar la responsabilidad de los empleados, esto también puede ayudar a reducir el error humano, que representa el 23% de todas las violaciones de datos [2].

Contrate un especialista en seguridad de la información

Para la destrucción segura de información confidencial y sensible, asóciese con un especialista en seguridad de la información que tenga una cadena de custodia y brinde servicios de destrucción segura. La empresa debe tener el conocimiento y la experiencia para adaptar los servicios de destrucción de documentos en todos los sectores de la industria. También debe proporcionar un Certificado de Destrucción después de cada trituración.

[1]  OKA 
[2] Cost of a Data Breach Report 2020 


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