Cómo mantener la seguridad y el cumplimiento en un mundo laboral cada vez más híbrido

Después de meses de trabajo remoto, el futuro de muchas organizaciones parece ser el híbrido: una combinación de trabajo  en la oficina y en casa. Una encuesta reciente de Microsoft que abarcó a 30,000 empleados en todo el mundo encontró que el 70 % de ellos desea mantener las opciones de trabajo flexibles y el 66%  de los tomadores de decisiones están considerando rediseñar los espacios físicos para acomodar el trabajo híbrido. [1]

A pesar de los beneficios de este modelo de trabajo flexible, la libre circulación entre casa y oficina y la falta de seguridad en las "oficinas en casa" pueden suponer riesgos significativos para la seguridad de la información.

Una encuesta de Shred-it muestra que mientras que casi 9 de cada 10 (88%) trabajadores remotos en el Reino Unido han dicho que tratan con documentos confidenciales, hasta 1 de cada 4 (24%) ha revelado que no siempre siguen las indicaciones para destruir información confidencial cuando trabajan desde casa.

Esta investigación también mostró cierta confusión sobre quién es el principal responsable de la destrucción y el reciclaje de papel y discos duros cuando se realiza un trabajo remoto. De los 1,000 trabajadores de remoto que fueron entrevistados, el 43% dijo que la responsabilidad es de la empresa y el 45% dijo que era responsabilidad suya. [2]

Para mitigar este riesgo, las empresas deben continuar proveyendo a los equipos de trabajo híbridos con actualizaciones periódicas, capacitación y protección contra amenazas físicas e informáticas de los datos, amenazas que son "solo" uno de los mayores riesgos para la reputación y las ganancias de una empresa.

Es hora de destruir los hábitos no deseados e introducir formas más seguras detrabajar.

¡Shred-it está aquí para ayudar! Descubra algunos pasos simples que los equipos que trabajan de forma remota o en la oficina pueden seguir, y que ayudarán a mantener los datos de su empresa seguros y compatibles.

1. De la oficina a casa

Antes de ir a la oficina, asegúrese de que sus dispositivos y documentos físicos estén seguros.  Las computadoras portátiles, los USB o el informe que imprimió  para esa reunión se dejan fácilmente en el transporte público o en el automóvil, siendo blancos fáciles para los delincuentes. Estar atento a todos los dispositivos e impresiones puede ayudar a mantenerlos alejados de los ladrones de datos, que solo esperan una oportunidad para falsificar documentos o incluso robar identidad.

2. En la Oficina

Para muchas personas regresar a la oficina es una oportunidad para socializar, hablar con  colegas y promover tareas más colaborativas. Para los oportunistas, es  la  oportunidad de robar cualquier información confidencial que quede a la vista. No vuelva a sus viejos hábitos y asegúrese de proteger todos los documentos y dispositivos cada vez que deje su trabajo.

3. Toma una Política de Mesa Limpa

Independientemente de si se está mudando de la  oficina al hogar o de la cocina a la sala de estar, volver al hábito de seguir una política de escritorio limpio puede ayudarlo a garantizar el cumplimiento y la protección de la información confidencial. Destruya de forma segura los post-its, asegúrese de que  los  medios digitales y su computadora portátil estén bloqueados, y asegúrese de que su escritorio esté limpio alfinal de cada día.

4.Educación sobre seguridad informática

Con COVID-19, los ataques informáticos por parte de delincuentes han aumentado y se espera que esta situación empeore a medida que los empleados se muevan entre diferentes entornos, como su hogar, oficina o espacios de trabajo conjunto. Ser capaz de identificar correos electrónicos sospechosos, usar contraseñas seguras y mitigar cualquier riesgo es un gran paso para fortalecer sus defensas contra las amenazas informáticas.

5. Política Shred-it All

Ingrese una Política de destrucción total o Shred-it All, para destruir de forma segura todos  los documentos que ya no son necesarios, sabiendo que todos están aplastados e imposibles de reconstituir. ¿Elimina la necesidad de que los empleados verifiquen, por iniciativa propia, lo que es confidencial o no, disminuyendo el riesgo de error humano? [3]

6. Programe una purga

Después de varios meses de trabajo remoto recomendado, es probable que haya acumulado documentos antiguos que deben destruirse. Del mismo modo, a medida que los trabajadores híbridos regresan a la oficina, puede producirse un flujo de documentos que llenarán sus contenedores de reciclaje. Programe un servicio de destrucción puntual o purga para liberar espacio de oficina y reducir el riesgo de fuga de datos.

7. ¡Sea sostenible! ¡Reduzca las emisiones de CO2!

Molienda y reciclaje: las iniciativas ecológicas son cada vez más necesarias, especialmente en el hogar y en el lugar de trabajo, incluido el reciclaje de papel. Sin embargo, estos pueden estar en riesgo si no se realizan completamente cuando los empleados están en teletrabajo. Casi una de cada cinco (18%)  de las personas en la encuesta de Shred-it indicó que no reciclan documentos de trabajo cuando están en casa y/o simplemente los tiran a la basura.

Al fomentar el movimiento seguro del papel desde el hogar a la oficina o al organizar la recolección de documentos utilizados en el hogar, puede ayudar a garantizar que se trituren y reciclen de manera segura, evitando riesgos no deseados y  protegiendo nuestro planeta y sus propias emisiones de CO2.

Prepárese para un mundo de trabajo híbrido con Shred-it

El cumplimiento de GDPR significa que hay una gran cantidad de datos que se procesan y almacenan diariamente. Y este es el momento ideal para pensar en proteger y asegurar los datos.

Al adoptar los consejos indicados aquí en su organización, estará en camino de ayudar a los empleados a mantenerse seguros y conformes en el mundo laboral híbrido. Póngase en contacto con nosotros hoy mismoy vea cómo nuestros servicios pueden ayudar a  su empresa a mantenerse protegida, sin importar dónde trabaje su equipo.

Y para todas sus necesidades de destrucción de documentos y discos duros, Shred-it está a solo un clic o llamada telefónica de distancia. Comience a proteger a sus empleados, clientes y negocios hoy mismo y obtenga la tranquilidad que necesita para centrarse en el éxito de su organización.

[1] - Microsoft

[2] - Shred-it Survey 2022 UK

[3] - Tech Republic