Los beneficios de utilizar un servicio de destrucción in situ

Publicado en  mayo 25, 2022  por  Lois Ferns

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Tanto el almacenamiento como la destrucción incorrecta de sus datos confidenciales pueden aumentar la probabilidad de una fuga de datos. Por lo tanto, una de las soluciones más seguras es utilizar un servicio de destrucción in situ. La destrucción in situ ayuda a proteger los datos confidenciales de su empresa, clientes y empleados.

Hay muchos beneficios al usar un servicio de destrucción in situ. Sin embargo, es esencial que el proveedor de servicios y sus procesos de trituración sean seguros. Solo esto garantiza que se minimice el riesgo de una violación de datos y que sus datos confidenciales se mantengan privados.
 

Beneficios de la destrucción in situ

1. Aumenta la Seguridad de los documentos: en comparación con la eliminación de sus datos confidenciales en contenedores de reciclaje generales donde empleados y los visitantes podrían ver sus datos confidenciales, con la trituración in situ, sus datos confidenciales se mantienen en consolas cerradas y luego se destruyen de forma segura.

2. Conveniencia: este método de destrucción de documentos es un enfoque conveniente de extremo a extremo que está organizado por el proveedor de servicios de destrucción: desde el transporte hasta el proceso de destrucción en sí, su proveedor deberá encargarse de todo.

3. Ahorra tiempo para los empleados y la empresa: Tener uno o más empleados que destruyan los datos confidenciales de su empresa es una pérdida de tiempo y también expone a su empresa al riesgo de error humano si los documentos no se destruyen de forma completa y segura. El uso de la destrucción in situ ahorrará tiempo a los empleados y a la empresa, además de aumentar la seguridad de sus datos confidenciales.

4. Ecológicamente responsable: Otro beneficio importante de la destrucción in situ es que es segura y ecológicamente responsable. En Shred-it, solo trabajamos con socios que reciclan el papel que trituramos, y esto ayuda a mantener nuestro proceso ambientalmente responsable.

5. Tranquilidad para el cliente: utilizar la destrucción in situ puede brindarle la tranquilidad adicional de que sus datos confidenciales se destruyen de forma segura. Por lo general, un camión triturador móvil llegará a su lugar de trabajo y, al final, le proporcionará un Certificado de destrucción para que tenga una prueba física y visual de que sus datos confidenciales fueron destruidos.
 

Antes de usar la destrucción in situ, recuerde

La destrucción in situ ofrece muchas ventajas para las empresas y organizaciones. Sin embargo, también es importante asegurarse de que se consideren las siguientes medidas antes de destruir sus datos confidenciales:
 

Períodos de retención y RGPD

Antes de comenzar a pensar en usar un servicio de destrucción in situ, asegúrese de cumplir con los períodos de retención y las pautas de RGPD.

Una encuesta de 2019 encontró que el 30% de las empresas europeas aún no cumplen con RGPD. Esto puede resultar en multas considerables y dejar a las empresas expuestas a una posible violación de datos.

Al cumplir con los períodos de retención y las pautas de RGPD, es más probable que sus datos confidenciales permanezcan privados.

Tanto si es una empresa como autónomo, asegúrese de estar al día y siga la legislación y las directrices más recientes para su sector. Los documentos relevantes que las personas y las empresas pueden necesitar conservar incluyen:

1. Documentos bancarios y extractos de cuenta
2. Declaraciones y registros fiscales
3. Registros, recibos, facturas y otros documentos contables
4. Nóminas
5. Documentos de crédito y préstamo
6. Inventarios
7. Informes de gestión
8. Copias de cartas comerciales o comerciales enviadas/recibidas
9. Contractos
 

Política de retención de documentos en el lugar de trabajo

Para ayudar a usted y a su empresa a cumplir con los períodos de retención y las pautas de RGPD, es una buena práctica establecer una política de retención de documentos en el lugar de trabajo. Este tipo de política garantizará que se cumplan todos los períodos de retención importantes y que solo conserve los documentos relevantes.

Para configurar su propia política de retención de documentos en el lugar de trabajo, simplemente siga los pasos a continuación:

1. Establezca pautas sobre cuánto tiempo deben conservarse ciertos tipos de documentos.

2. Siga la orientación y la legislación, así como sus propias pautas.

3. Considere el propósito de los documentos que está reteniendo.

4. Implemente un proceso de destrucción seguro, como la destrucción in situ y el uso de consolas seguras, para destruir la información confidencial.

5. Mantener actualizada la política de retención para reflejar los cambios en la legislación.
 

Formación de los empleados

Un estudio reciente encontró que el 85% de las fugas de datos fueron causadas por errores humanos, por lo que es esencial que las empresas y organizaciones inviertan en la capacitación en seguridad de los empleados para proteger los datos confidenciales.

Dado que las violaciones de datos costaron a las empresas 3,721,600 € en 2021, los empleados deben ser conscientes de los siguientes aspectos de la capacitación en seguridad de datos:

1. El mayor impulsor de la capacitación en seguridad de datos es mejorar el nivel general de seguridad de datos dentro de la organización.

2. La capacitación regular garantiza que los empleados se mantengan actualizados sobre las últimas prácticas de seguridad de datos, de modo que los datos confidenciales de la empresa permanezcan seguros.

3. La capacitación debe abordar los hábitos de trabajo riesgosos, como la pérdida de computadoras portátiles o teléfonos y el mal manejo de los datos.

Asegurarse de que los empleados estén completamente capacitados puede ayudar a salvaguardar los períodos de retención y las pautas de RGPD, listos para que usted elimine sus datos confidenciales de manera segura a través de la destrucción in situ.
 

Destrucción segura in situ con Shred-it

Una vez que haya cumplido con las sugerencias anteriores, sus datos confidenciales pueden estar más seguros antes y después de deshacerse de ellos.

El servicio de destrucción in situ de Shred-it, líder mundial en su sector, puede ayudar a su empresa u organización a mantener seguros los datos confidenciales mientras ayuda a minimizar las posibilidades de una violación de datos.

Nuestra cadena de custodia segura de extremo a extremo utiliza consolas bloqueables para ayudar a mejorar aún más la seguridad de sus datos confidenciales, después de lo cual, los materiales triturados se reciclan para que todos podamos contribuir a ayudar. para salvaguardar el planeta.

Para obtener más información sobre nuestro Servicio de destrucción in situ comuníquese hoy para ver cómo nuestros servicios pueden proteger a su empresa, clientes y empleados.

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